«Думать. Делиться. Действовать»

 

Интегрированная образовательная программа по осознанному волонтерству в музее

Разработчик и организатор: Ассоциация менеджеров культуры
(при поддержке Российского фонда культуры)

 

// Вопросы и темы третьего модуля Программы

 
  • Как подготовить организацию к появлению волонтеров? Формулируем цели, задачи, готовим сотрудников
  • Правовая база работы с волонтерами
  • Готовим чек-лист «Что должно войти в описание вакансии “волонтер”»
  • Инструменты для ведения учета, графиков, навыков
  • Как поддержать вовлеченность и удовольствие: и сотрудников и волонтеров. Способы и инструменты

     А также: кейсы, полезные ресурсы, интересные факты, определения и инсайты.

 
 

// ЭКСПЕРТЫ ТРЕТЬЕГО МОДУЛЯ

 
  • Наталья Заболотских (Петрозаводск), специалист по связям с общественностью, Национальный музей Республики Карелия
  • Григорий Зубенко (Москва), координатор проекта «Волонтер в музее», Мосгортур
  • Александра Коперник (Москва), независимый эксперт, куратор образовательных программ для детей и взрослых, предприниматель
  • Дарья Маковецкая (Петрозаводск), руководитель Ресурсного центра развития добровольчества Карелии
  • Дарья Сухорукова (Москва), заместитель заведующего отделом организации музейных услуг, руководитель волонтерской программы, Государственный исторический музей
  • Иван Подгорный (Петрозаводск), специалист по социальному проектированию Ресурсного центра развития добровольчества Карелии
 

// ИНСАЙТЫ

 
  • Для обоснования эффективности волонтерской работы можно использовать метод умножения количества часов, отработанных волонтерами в музее, на официально принятую расценку минимальной почасовой оплаты труда. Это делает наглядным тот факт, что музей с помощью волонтеров экономит существенные суммы.
  • Задача менеджера волонтеров — найти индивидуальный подход к каждому помощнику музея. Например, волонтеру старшего возраста может быть неприятно обращение по имени-отчеству, когда к более юным волонтерам менеджер обращается на «ты». Такие детали нужно уточнять «на старте».
  • В анкету волонтера стоит включить все важные вопросы: от Ф. И. О. и образования до размера одежды (если вы будете предлагать волонтерам брендированную одежду). Помимо анкетных данных, важно не забыть спросить о том, что определяет запрос именно вашего музея к волонтеру, отражает специфику именно вашей институции. Опытные менеджеры волонтеров советуют сохранить всю полученную информацию, например в Google-таблице, к которой есть доступ у сотрудников разных отделов музея. Впоследствии это упростит управление волонтерской программой. 
  • На начальном этапе формирования волонтерского направления хорошо работает «история успеха одного проекта» как способ популяризации волонтерства внутри музея. Если привлечь волонтеров на небольшой и не очень сложный проект, который завершится успехом, сотрудники музея будут довольны результатом и станут рассказывать о своем позитивном опыте, укрепляя доверие коллег к волонтерам. 
  • Поддержка и продвижение внутренних лидеров в сообществе волонтеров позволят постепенно снять нагрузку с их руководителя. В рамках такой стратегии менеджер набирает волонтеров, ставит им задачи и осуществляет общий контроль за их деятельностью, а затем собирает обратную связь. Тем временем волонтер-лидер проводит инструктаж и напрямую общается с добровольцами, находясь внутри волонтерской команды.
 

Дарья Сухорукова

 

"

«Мы обучаем людей и растим среди них тим-лидеров — координаторов волонтеров по направлениям. Таким образом, с руководителя волонтеров частично снимается нагрузка и постепенно тим-лидерам передается возможность принятия решений по волонтерской работе. На какие-то вещи важно смотреть комплексно, и взгляд волонтеров, тим-лидеров и руководителей — это хороший “вертолетный” взгляд, немножко сверху (helicopter view). Когда руководитель ставит задачу, тим-лидер ее “каскадирует”, описывает более точечно для конкретного исполнителя. Это очень удобный инструмент управления, который я рекомендую взять на заметку координаторам и руководителям волонтерских программ и центров».

 

Александра Коперник

 

"

«Если у вас внутри музея есть сопротивление по отношению
к волонтерам, подумайте, кто из коллег может стать вашим “агентом”. Чтобы не вы рассказывали всем, какие волонтеры классные, а сотрудники-“агенты” делились своим положительным опытом. Когда мы начинали работу с волонтерами, сотрудники музея были по отношению к ним негативно настроены и нам постоянно приходилось преодолевать скепсис внутри музея.
Мы поняли, что очень важно найти историю успеха, которая заставит весь музей поверить и захотеть работать
с волонтерами и с нами. И выбрали в качестве “пилота” помощь библиотеке научно-технической литературы Политехнического музея. В формате тренинга вместе с сотрудниками музея мы придумали задачи для волонтеров, решили выделить день, когда сотрудники занимались бы ими прицельно. В итоге мы получили “суперагентов влияния” внутри коллектива, после чего все захотели работать с волонтерами. Мы приобрели маленький опыт
и распространили его на весь музей».

 
  • Перед началом работы с волонтерами необходимо не только заручиться поддержкой коллег, создать систему распределения волонтерских заданий и учета времени, потраченного волонтером, но и продумать четкую систему бонусов. Например, можно установить определенное количество часов, которое волонтер должен отработать в музее, чтобы получить скидочную карту, книгу или музейный сувенир. В Москве во многих музеях таким бонусом стала карта «Спутник».
 

Карта музейного волонтера
«Спутник»

Карта музейного волонтера «Спутник» (читать подробнее) объединила в качестве равноправных партнеров 14 московских музеев и представителей бизнес-компаний. Карта имеет единый дизайн и предоставляет волонтеру возможность посещать экспозиции и выставки музеев-партнеров. 

 

// КЕЙСЫ

 

Волонтерская программа
Политехнического музея

В 2014 году при организации городского фестиваля «Политех» потребовалось сделать работу с волонтерами системной. Так начала формироваться волонтерская база, была продумана программа лояльности. Затем была предложена единая точка входа в волонтерскую активность и разработана юридическая база для сотрудничества с волонтерами.

После заполнения анкеты добровольцы Политехнического музея получают приглашение на встречу
с координатором, у которого для этого отведен специальный день. Он объясняет им правила
и рассказывает про площадки музея, направления волонтерской деятельности и их кураторов.
Сразу же можно подписать договор, получить доступ к Google-форме, приглашение в телеграм-канал
и волонтерские группы в соцсетях. Google-форма помогает системно организовать сотрудничество волонтеров и музея.

В 2020 году музей опубликовал новую стратегию развития, одна из основ которой — активное включение аудитории и волонтеров в работу музея. Сотрудниками создана собственная программа подготовки волонтеров. Музей активно работает над созданием инклюзивного сообщества, вовлекая
в этот процесс волонтеров разных возрастов и уровней подготовки, в том числе людей
с инвалидностью. Сегодня сообщество волонтеров музея составляет полторы тысячи человек, из них наиболее активны 400 добровольцев. Волонтеры задействованы в работе каждого отдела музея как минимум 100 часов в неделю.

 

Александра Коперник

 

"

«При работе с волонтерами нужно улучшать качество, а не увеличивать количество. Координатору важно проектировать положительный опыт волонтера, отстаивая его интересы.
К примеру, предложение проводить фестиваль так, что
30 волонтеров будут в течение двух дней стоять под дождем на улице, — это плохо продуманное предложение, его нужно менять. Если сотрудники музея сами не хотят делать эту работу, то вряд ли их идея в исполнении волонтеров окажется успешной. Когда музей доверяет волонтерам и вкладывается в общение с ними, они отвечают взаимностью и выполняют свои задания на отлично.
В Политехе нам удалось донести до сотрудников мысль о том, что волонтер — это посетитель музея, который вместо приобретения билета оплачивает присутствие в музее и полученный образовательный опыт своим временем. А значит, и относиться
к нему необходимо с тем же уважением, что и к посетителю».

 

«Как волонтёрская программа изменила один музей»

Александра Коперник, независимый эксперт, куратор образовательных программ для детей и взрослых, предприниматель

«Как волонтёрская программа изменила один музей». Александра Коперник
 

Волонтерская программа Государственного исторического музея

Волонтерская программа стартовала в Историческом музее в марте
2017 года. За прошедший период волонтеры провели в музее более шести тысяч часов, приняли участие в 250 мероприятиях,
а 17 волонтеров успели стать сотрудниками музея, и эта цифра постоянно растет.

Несколько раз в год в музее проходит программа подготовки волонтеров инклюзивного направления, также перед большими акциями всех волонтеров инструктируют, как работать с посетителями
с инвалидностью.

Музей принял решение формировать собственный волонтерский пул, не обращаясь к ресурсным центрам и специальным программам обучения. В штатном расписании музея нет должности координатора волонтеров, ими занимается подразделение по научно-просветительской работе, ответственное за прием посетителей. Музей предпочитает формировать собственное сообщество, чтобы работать с волонтерами, прошедшими отбор и комплексное обучение, и самостоятельно регулировать занятость волонтера. Это важно, например, потому что существуют такие большие мероприятия, как «Ночь музеев», во время которой множеству музеев может требоваться помощь.
В подобном случае Исторический музей будет уверен, что волонтер программы отдаст предпочтение мероприятию именно своего музея.

 

Дарья Сухорукова

 

"

«Мы поняли, что для нас 100-150 волонтеров – это оптимальное количество. И не гонимся за тем, чтобы привлечь тысячу волонтеров, хотя приходит большое количество заявок. Для нас важно качественно работать с каждым человеком. Ведь волонтёрская служба при каждом музее – это сообщество, и его нужно поддерживать, формировать традиции, артефакты – это называется “культурой проекта”. Кроме того, важно понимать, как управлять волонтерами, на кого ориентироваться – студенты это или аудитория “серебряного” возраста, помнить про их потребности и особенности, продумать каналы коммуникации, определить, как часто требуется от них волонтёрская помощь, какими ресурсами располагает музей на ее организацию».

 

«Управление волонтёрской программой: кейс Исторического музея»

Дарья Сухорукова, заместитель заведующего отделом организации музейных услуг, руководитель волонтерской программы, Государственный исторический музей

«Управление волонтёрской программой: кейс Исторического музея». Дарья Сухорукова
 

За пределами музея: подготовка волонтеров для московских музеев в организации «Мосгортур»

Подготовка музейных волонтеров и сотрудников, которые будут координировать их работу, это трудоемкий процесс. В случае, когда у музея нет для этого необходимых возможностей, рекрутинг и подготовку можно отдать на аутсорс, обратившись в ресурсные центры. О такой стратегии рассказал в своем выступлении Григорий Зубенко, координатор проекта «Волонтер в музее» «Мосгортур».

Ее безусловные плюсы состоят в том, что музей получает помощь сразу большого количества волонтеров, у которых уже есть подготовка и релевантные навыки. Однако у нее есть и ожидаемые минусы – волонтеры из ресурсного центра еще не знают специфику конкретного музея и на необходимые пояснения тратится много времени. Для одних проектов подобная тактика подходит, для других – нет. Выбор за вами. Помимо набора добровольцев на событие, ресурсные центры могут помочь с подготовкой сотрудников – координаторов волонтеров. Такая образовательная программа есть, например, в "Мосгортур" и проводится как в Москве, так и на выезде.

 

//  ИЗ ОТЗЫВОВ НА ПРОГРАММУ

 

"

«Модуль, который был сегодня, чрезвычайно воодушевил! Особенно порадовал практикум, который провели коллеги из Петрозаводска.

Никак не ожидала, что групповую работу в онлайне можно проводить так ярко, наглядно, динамично и... красочно! Это врежется в профессиональную память и останется у музейщиков надолго. Мы осознанней и глубже будем понимать те скрытые пружины, которые толкают волонтеров в «музейные объятия». Ну, а тренинг «Карельская жарёха» отослал к методике знаменитых «Вредных советов» Г. Остера. Это была настоящая музейная «умная веселуха». Она позволила с иронией, но рефлексируя, рассмотреть свои многочисленные музейные проколы в организации работы драгоценных помощников-волонтеров. Особенно запомнился «совет»: забыть волонтера на его посту в отдаленном уголке заповедника!

И, честное слово, я пройду эту замечательную программу до конца и не покину «пост» несмотря на жуткую загрузку по другим семинарам и проектам. Из-за идеи, увлекательного процесса и социальной необходимости!»

Участник программы Марина Мацкевич (Москва) – эксперт в сфере музейного образования, кандидат педагогических наук.

 

// УПОМИНАНИЯ

 
 
 

Дарья Маковецкая

 

"

«Задач все больше и больше при работе с добровольцами, но все ваши волонтеры — это ваши очень значимые помощники. Какие-то задачи вы можете им делегировать, в том числе формируя их тип мотивации и достижения, включать в новые задачи, которые до этого им были неподвластны. Сотрудничество поможет получить планируемые эффекты, чтобы волонтеры были не вашей болью,
а светлым моментом в вашей жизни. Чтобы взаимодействие
с волонтерами приносило вам пользу, работало на достижение ваших целей и продвижение тех ценностей, которые вы сохраняете и над которыми вы трудитесь».

 

«Мотивы и компетенции волонтера: в чем секрет?» Практикум

Наталья Заболотских, специалист по связям с общественностью, Национальный музей Республики Карелия

Дарья Маковецкая, руководитель Ресурсного центра развития добровольчества Карелии

Иван Подгорный, специалист по социальному проектированию Ресурсного центра развития добровольчества Карелии

«Мотивы и компетенции волонтера: в чем секрет?» Практикум.
 
ПОДПИСАТЬСЯ НА НОВОСТИ И МАТЕРИАЛЫ ПРОГРАММЫ